O objetivo deste procedimento é estabelecer um marco para a gestão eficaz das comunicações dentro da organização, assegurando que a informação relacionada com a qualidade, o meio ambiente, e a segurança e saúde no trabalho seja gerida de forma adequada e fluya corretamente entre as diferentes partes interessadas, tanto internas como externas. isto garante que cumprem-se os requisitos legais, normativos e da organização, promovendo a melhoria contínua.

este procedimento aplica-se a todas as comunicações internas e externas relacionadas com o Sistema de Gestão Integrado (SGI) da organização, incluindo as comunicações com os colaboradores, fornecedores, clientes, autoridades regulamentares, e qualquer outra parte interessada, em relação com os aspetos de qualidade, meio ambiente, segurança e saúde no trabalho.

• Comunicação: o processo de intercâmbio de informação entre partes interessadas.
• Comunicações Internas: Intercâmbio de informação dentro da organização, entre colaboradores e diferentes áreas.
• Comunicações Externas: Informação transmitida a partes externas a organização, incluindo clientes, fornecedores e autoridades.
• Partes Interessadas: Individuos o grupos que podem afetar o são afetados pelas atividades da organização, incluindo colaboradores, clientes, fornecedores, autoridades reguladoras, entre outros.
• Informação Documentada: qualquer tipo de informação que deve ser controlada e mantida pela organização, que esteja relacionada com o SGI e os requisitos legais ou normativos.

Identificam-se as necessidades de comunicação das diferentes partes interessadas, tanto internas como externas. Isto inclui:

• Informação sobre políticas e objetivos de qualidade, meio ambiente e segurança e saúde laboral.
• Alterações nos procedimentos o nas normativas que afetam a organização.
• Resultados de auditorias, revisão de gestão e avaliações de desempenho.
• Informação relevante para a tomada de decisões estratégicas e operacionais.
• Informação sobre incidentes, acidentes o não conformidades.

A organização estabelece um plano de comunicação que especifica como, quando e a quem se deve comunicar a informação relevante. este plano cobre:

As comunicações são claras, transparentes e entregadas no formato adequado, consoante da audiência. Algunos exemplos de métodos de comunicação incluem:

• Reuniões internas: para a discusão de temas relevantes de qualidade, meio ambiente e segurança.
• Relatórios escritos: para comunicar resultados de auditorias, avaliações ou incidentes.
• Canais digitais: para a comunicação rápida e eficaz entre colaboradores e partes externas.
• Formação e ações de formação: para comunicar alterações importantes em procedimentos e políticas.

Toda a informação relacionada com o SGI que seja comunicada o recebida controla-se de acordo com os procedimentos estabelecidos para a gestão da informação documentada. Isto inclui:

• O armazenamento e conservação adequada da informação.
• O garantia de que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a informação relevante.
• A revisão periódica para garantir que a informação comunicada seja precisa e esteja atualizada.

A eficácia das comunicações monitoriza-se para assegurar que se estão logrando os objetivos da organização e que as partes interessadas recebem a informação que necessitam.

• Inquéritos e retorno de informação: Se obtiene a opinião dos colaboradores e outras partes interessadas sobre a claridade e a eficácia das comunicações.
• revisão de incidentes e reclamações: Avalia-se como a informação relacionada com incidentes o não conformidades foi transmitida e se a retorno de informação foi adequada.

As comunicações se revisam periodicamente como parte da melhoria contínua, para assegurar que os métodos e canais sejam eficazes e se ajustem às necessidades cambiantes da organização.

• revisão de processos: Avalia-se e ajusta os procedimentos de comunicação com base nos resultados do acompanhamento e a retorno de informação recebida.

• Plano de Comunicação Interna e Externa
• Registo de Comunicação (formato de acompanhamento)
• Procedimento de controlo da Informação Documentada
• Relatório de avaliação de Comunicações

ISO 9001